5+1 P’s για Αποτελεσματικές Συσκέψεις
- Purpose/Σκοπός: Έχετε πάντα μία καλή αιτία πριν από κάθε σύσκεψη.
- People/Άνθρωποι: Διασφαλίστε ότι οι κατάλληλοι άνθρωποι, που καταλαβαίνουν το θέμα και μπορούν να συνεισφέρουν, έχουν προσκληθεί στη σύσκεψη.
- Planning/Σχεδιασμός: Διαμορφώστε την Ατζέντα με ρήματα που υποδηλώνουν δράση. Κυκλοφορείστε την Ατζέντα εκ των προτέρων και ελέγξτε με ένα ή δύο βασικά πρόσωπα, εάν κάτι άλλο ακόμη πρέπει να συμπεριληφθεί. Ορίστε ένα πρόσωπο να κρατήσει πρακτικά.
- Participation/Συμμετοχή: Θεσπίστε τους βασικούς κανόνες. Χρησιμοποιήστε διάφορα μέσα για να διατηρήσετε το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Προβείτε σε ανοιχτού τύπου ερωτήσεις. Διευκολύνετε τη συζήτηση, χωρίς να δεσπόζει η θέση σας. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να μοιράζονται και να ανταλλάσουν εμπειρίες.
- Presentation/Παρουσιάσεις: Κρατήστε τις παρουσιάσεις μέσα στο θέμα και επιτρέψτε την επικοινωνία των συμμετεχόντων πάνω στο θέμα.
- Perspective/Προοπτικές: Αξιολογήστε κάθε σύσκεψη. Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να καθορίσουν τι πήγε καλά, τι ήταν μη-παραγωγικό, και τι ήταν αυτό που έλειπε.
5+1 Προτάσεις για Αποτελεσματικές Συσκέψεις
- Ξεκινήστε τη σύσκεψη πάντα στην ώρα της. Αργά ή σύντομα όλοι οι αργοπορημένοι θα συμμορφωθούν και οι υπόλοιποι που έρχονται στην ώρα τους δεν θα αισθάνονται πλέον ότι συμβιβάζονται.
- Εξηγείστε μέσα σε 60 δευτερόλεπτα ποιος είναι ο σκοπός της σύσκεψης, έτσι ώστε όλοι να εστιάσουν. Στη συνέχεια ορίστε ένα πρόσωπο για να κρατήσει πρακτικά και ένα άλλο που θα ελέγχει τη χρονική διάρκεια βάσει της Ατζέντας.
- Ζητήστε τη συνεισφορά κάθε συμμετέχοντα ανεξάρτητα από το πόσο συνοπτική μπορεί να είναι.
- Συμβουλέψτε αυτόν που ελέγχει τη χρονική διάρκεια να δίνει προειδοποίηση 5 λεπτών έτσι ώστε η σύσκεψη να ολοκληρώνεται μέσα στη συμφωνημένη διάρκεια.
- Ελέγχετε συνεχώς το ακροατήριο για συμμετέχοντες που ίσως αποσπάται η προσοχή τους και ανταποκριθείτε άμεσα.
- Εάν διαπιστώσετε ότι δεν έχετε πλέον χρόνο, μην παρατείνετε τη συνάντηση αλλά συγκεντρώστε τις ερωτήσεις και μην ξεχάσετε να απαντήσετε μέσα σε 3 ημέρες.
Οι πολλές συσκέψεις μοιάζουν με τις πιστωτικές κάρτες, δημιουργούν αρκετή ευτυχία μέχρι να έρθει ο λογαριασμός…